TNr. 56 Wirtschaftlichkeitsnachweis von Anmietungen

Die Immobilien Freistaat Bayern wies in den Jahren 2018 bis 2022 bei mehr als einem Drittel der Anmietungen, bei denen über die Laufzeit eine Miete von über 1 Mio. € vereinbart war, die Wirtschaftlichkeit der Anmietung nicht nach. Somit fehlt für Haushaltsmittel über 148 Mio. € ein Wirtschaftlichkeitsnachweis.

Der ORH hält es für notwendig, bei Anmietungen die Bewertung der Wirtschaftlichkeit stets transparent herzuleiten. Dem künftigen staatlichen Nutzer ist die wirtschaftlichste Unterbringungsmöglichkeit nachvollziehbar darzulegen.

Der ORH hat 2022 bis 2025 zusammen mit dem Staatlichen Rechnungsprüfungsamt Augsburg die Entscheidungsprozesse der Immobilien Freistaat Bayern (IMBY) beim Abschluss von Anmietverträgen geprüft. Prüfungsmaßstab waren die Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit.

56.1                   Ausgangslage

Die IMBY nimmt ressortübergreifend die Verwaltung des staatseigenen und des für staatliche Zwecke genutzten Immobilienbestands wahr.[1] Benötigt eine staatliche Behörde zusätzliche Flächen, ist es Aufgabe der IMBY, Ankäufe bzw. Anmietungen „nur nach einer unter strengsten Wirtschaftlichkeitsaspekten zu führenden Bedarfsprüfung“[2] zu realisieren. Der künftige staatliche Nutzer teilt der IMBY seinen Bedarf in Bezug auf Größe, Lageanforderungen und Ausstattungsmerkmale mit.

Die IMBY muss dem künftigen Nutzer in einer begründeten Flächennutzungsempfehlung nachvollziehbar darlegen, welche Unterbringungsmöglichkeit sie aus liegenschaftlicher Sicht für die wirtschaftlichste hält.[3] Hierzu muss die IMBY in einer Wirtschaftlichkeitsberechnung prüfen, welche Unterbringungsmöglichkeiten infrage kommen: Anmietung, Ankauf oder Neubau. Soweit aufgrund fachlicher Vorgaben oder aus Zeitgründen als Unterbringungsmöglichkeit ausschließlich eine Anmietung infrage kommt, führt die IMBY keine Wirtschaftlichkeitsberechnung durch. Sie stellt stattdessen einen Wirtschaftlichkeitsvergleich zwischen möglichen Anmietalternativen an und bewertet die Ortsüblichkeit und Angemessenheit der Miete.

Die Verantwortung für die Anmietung und deren Wirtschaftlichkeit insgesamt verbleibt beim künftigen staatlichen Nutzer.[4] Dieser muss die Mietausgaben für das infrage kommende Projekt im Haushalt verantworten und darüber Rechenschaft ablegen.

56.2                   Feststellungen

Die IMBY schloss in den Jahren 2018 bis 2022 insgesamt 791 Anmietverträge mit einem Finanzvolumen (Miete über die vereinbarte Laufzeit) von über 731,8 Mio. € ab. Bei allen 113 Anmietverträgen, deren Finanzvolumen jeweils über 1 Mio. € lag, prüfte der ORH die Entscheidungsprozesse der IMBY. Das Finanzvolumen dieser 113 Fälle belief sich auf 568,6 Mio. €, entsprechend 78% des Finanzvolumens aller 791 Anmietverträge. 10 der 113 Anmietverträge hatten ein Finanzvolumen von jeweils über 10 Mio. €.

Der ORH prüfte, ob die IMBY bei diesen 113 Fällen eine Wirtschaftlichkeitsberechnung durchgeführt hat. Soweit ausschließlich eine Anmietung infrage kam und somit eine Wirtschaftlichkeitsberechnung entbehrlich war, prüfte der ORH, ob die IMBY in einem Wirtschaftlichkeitsvergleich die Ortsüblichkeit und Angemessenheit der Miete nachweislich geprüft hat:

• Der ORH sah den Nachweis als erbracht an, wenn die IMBY in ihren Unterlagen dokumentiert hatte, auf welcher Entscheidungsgrundlage sie in der Flächennutzungsempfehlung ihre Aussage zur Wirtschaftlichkeit traf, z.B. aufgrund einer Mietwertermittlung, eines Vergleichs mit Mietspiegeln der Industrie- und Handelskammer (IHK) oder anhand von Immobilienmarktberichten.
• Der ORH sah den Nachweis als nicht ausreichend an, wenn die von der IMBY vorgelegten Unterlagen keine hinreichenden Informationen dazu enthielten, wie sie zu ihrer Bewertung der Wirtschaftlichkeit anhand der Ortsüblichkeit und Angemessenheit der Miete gekommen war.

Nach den Feststellungen des ORH führte die IMBY in mehr als einem Drittel (36%) der betrachteten 113 Fälle weder eine Wirtschaftlichkeitsberechnung durch noch dokumentierte sie in ihren Unterlagen, wie sie beim Wirtschaftlichkeitsvergleich zur Bewertung der Ortsüblichkeit und Angemessenheit der Miete kam.

Somit ist der Nachweis der Wirtschaftlichkeit von Anmietungen mit einem Finanzvolumen von 148,3 Mio. € nicht erbracht. Dies entspricht mehr als einem Viertel der Anmietkosten, bezogen auf die betrachteten Fälle mit einem Finanzvolumen von jeweils über 1 Mio. €.[5] Bezogen auf insgesamt 731,8 Mio. € Anmietkosten im Betrachtungszeitraum ist die Wirtschaftlichkeit für über ein Fünftel aller Anmietkosten nicht nachgewiesen.[6]

56.3                   Würdigung und Empfehlungen

Die IMBY nimmt bei Anmietungen eine wesentliche Aufgabe wahr: Sie teilt dem künftigen Nutzer in einer begründeten Flächennutzungsempfehlung die wirtschaftlichste Unterbringungsmöglichkeit aus liegenschaftlicher Sicht mit. Schon aus Gründen der Nachvollziehbarkeit müssen Empfehlungen mit derartigen Kostenfolgen dokumentiert werden. Fehlen dem künftigen staatlichen Nutzer wesentliche Informationen zur Wirtschaftlichkeit aus liegenschaftlicher Sicht, kann dies dazu führen, dass er die Wirtschaftlichkeit insgesamt falsch einschätzt. Die Dokumentation der notwendigen Entscheidungsgrundlagen und deren Weitergabe an den künftigen Nutzer sind daher unverzichtbar.

Die wirtschaftliche und sparsame Verwendung von Haushaltsmitteln für Anmietungen kann anhand der Ortsüblichkeit und Angemessenheit der Miete nachgewiesen und ohne großen Aufwand dokumentiert werden, etwa durch eine IMBY-interne Mietwertermittlung oder einen Vergleich mit dem IHK-Mietspiegel. Diese Aufgabe wird von der IMBY nicht hinreichend erfüllt, wenn

• bei mehr als einem Drittel der geprüften Anmietfälle und
• somit für 148,3 Mio. €, also mehr als ein Viertel des Finanzvolumens,

in der Flächennutzungsempfehlung die Wirtschaftlichkeit nicht begründet dargelegt wird.

Anmietungen mit langer Laufzeit binden in erheblichem Umfang Haushaltsmittel, oftmals im zweistelligen Millionenbereich. Anders als bei Grundstückserwerben, bei denen über einem Wert von 2 Mio. € die Zustimmung des Haushaltsausschusses des Landtags einzuholen ist, obliegt die Anmietentscheidung allein der Verwaltung.

Der ORH hält es deshalb für notwendig, dass die IMBY bei Anmietungen die Bewertung der Wirtschaftlichkeit anhand der Ortsüblichkeit und Angemessenheit der Miete stets transparent herleitet. Dem künftigen staatlichen Nutzer ist die wirtschaftlichste Unterbringungsmöglichkeit in einer begründeten Flächennutzungsempfehlung nachvollziehbar darzulegen.

56.4                   Stellungnahme der Verwaltung

Das Bauministerium weist darauf hin, dass die IMBY sowohl die Wirtschaftlichkeit von Anmietprozessen als auch die Ortsüblichkeit und Angemessenheit der Miete sorgfältig prüfe und dokumentiere. Die IMBY räumt dagegen ein, dass sie die Wirtschaftlichkeit der Anmietprozesse zwar prüfe, auf eine regelmäßige Dokumentation jedoch aus Gründen der Verwaltungsökonomie verzichte. Aus der Feststellung des ORH, dass die IMBY ihre Beurteilungsgrundlage zur Ortsüblichkeit und Angemessenheit der Miete nicht dokumentiert habe, könne nicht abgeleitet werden, dass die IMBY die Wirtschaftlichkeit der Unterbringung oder die Ortsüblichkeit und Angemessenheit der Miete nicht geprüft habe. Aus Sicht der Verwaltung verkenne der ORH, dass die IMBY über die zur Beurteilung der Ortsüblichkeit und Angemessenheit der Miete erforderliche fachliche Expertise verfüge und die gebotene Prüfung darauf gründe.

Die IMBY nutze ihre breite und jahrelange Erfahrung auf dem Immobilienmarkt und werte laufende Entwicklungen aus. Auf dieser fundierten Basis nehme die IMBY Beurteilungen zu den Mietpreisen vor und gebe eine Flächenmanagementempfehlung ab, auf die sich Ressorts und deren Nutzer verlassen könnten. Soweit der ORH die fehlende Dokumentation aufgreife, werde nicht hinreichend deutlich gemacht, dass in allen Fällen eine vergleichende Beurteilung eingegangener Mietangebote erfolgt sei. Da die IMBY ihr Handwerkszeug verstehe, ergebe sich für den Nutzer kein zusätzlicher Mehrwert, wenn die IMBY in diesen Flächenmanagementverfahren in ihren internen Unterlagen ausführliche Dokumentationen als Herleitung ihrer Einschätzungen ablege. Solche Dokumentationen um der Dokumentation willen würden Kapazitäten binden und stünden den Bemühungen der Staatsregierung von Bürokratieabbau und Effizienzsteigerungen im Wege.

56.5                   Schlussbemerkung

Der ORH stellt die fachliche Expertise der IMBY nicht infrage. Die IMBY dokumentierte zwei Drittel der Fälle ordnungsgemäß und sah hier keinen Widerspruch zum Bürokratieabbau. Die Kritik des ORH bezieht sich darauf, dass die IMBY in einem Drittel der Fälle den Nachweis der Wirtschaftlichkeit der Anmietungen nicht erbrachte. Dieses Manko kann nicht mit dem Hinweis abgetan werden, dass die IMBY ihr Handwerkszeug verstehe und die Ressorts sich auf die Expertise der IMBY verlassen könnten.

Wenn bei mehr als einem Drittel der geprüften Anmietfälle und somit für 148 Mio. € in der Flächennutzungsempfehlung die Wirtschaftlichkeit nicht begründet dargelegt wird, besteht aus Sicht des ORH dringender Handlungsbedarf.

Der ORH empfiehlt, dass die IMBY

• bei Anmietungen die Bewertung der Wirtschaftlichkeit stets transparent herleitet sowie
• dem künftigen staatlichen Nutzer die wirtschaftlichste Unterbringungsmöglichkeit in einer begründeten Flächennutzungsempfehlung nachvollziehbar darlegt.

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[1]     Art. 2 Abs. 1 Satz 1 IMBYG.

[2]     § 1 Nr. 5 des NHG 2006 mit amtlicher Begründung vom 09.05.2006, LT-Drs. 15/4775 vom 22.02.2006, S. 22 f.

[3]     VV Nr. 3.3.5 zu Art. 64 BayHO.

[4]     Art. 2 Abs. 1 Satz 2 IMBYG.

[5]     148,3 Mio. € (41 Fälle) von 568,8 Mio. € (113 Fälle) ergibt 26%.

[6]     148,3 Mio. € (41 Fälle) von 731,8 Mio. € (791 Fälle) ergibt 20%.