TNr. 62 Wirtschaftsführung des Klinikums der Universität Augsburg
Der Freistaat betreibt seit 2019 das Klinikum der Universität Augsburg. Das Klinikum erzielte nicht für alle erbrachten Leistungen angemessene Erlöse und wies Mängel im Forderungs- und Vertragsmanagement auf. Berichtswesen und Controlling waren unvollständig.
Das Klinikum sollte alle erbrachten Leistungen in angemessener Höhe und Zeit abrechnen und vorhandene Erlöspotenziale heben. Zudem sollte das Klinikum zeitnah ein wirksames Controlling einführen.
Der ORH hat 2024 die Haushalts- und Wirtschaftsführung des Klinikums der Universität Augsburg (UKA) geprüft. Schwerpunkte der Prüfung waren Controlling und Steuerung. Der Prüfungszeitraum umfasste die Jahre 2019 bis 2023. Prüfungsmaßstab waren die Beachtung kaufmännischer Regeln sowie der Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit.[1]
62.1 Ausgangslage
Das Zentralklinikum Augsburg wurde bis Ende 2018 in der Rechtsform eines selbstständigen Kommunalunternehmens betrieben. Träger des Klinikums war der Krankenhauszweckverband Augsburg, zu dem sich Stadt und Landkreis Augsburg zusammengeschlossen hatten. Zum 01.01.2019 wechselte die Trägerschaft auf den Freistaat. Der Freistaat betreibt das UKA als rechtsfähige Anstalt des öffentlichen Rechts mit dem Recht zur Selbstverwaltung.[2] Das UKA deckt seine Aufwendungen in der Krankenversorgung durch Entgelte und sonstige Erträge.[3] Wirtschaftsführung und Rechnungswesen des UKA richten sich nach kaufmännischen Regeln; die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit sind zu beachten.[4]
62.2 Feststellungen
62.2.1 Erlöse
Der ORH stellte fest, dass das UKA Erlöse nicht oder nicht rechtzeitig geltend machte und die Preisfindung zum Teil ohne Kalkulation erfolgte. Hierzu folgende Beispiele:
- Am UKA bestand unterjährig ein erheblicher Rückstand bei den Patientenabrechnungen im mittleren zweistelligen Millionenbereich.
Das Rechnungsmanagement für wahlärztliche Leistungen übertrug das UKA an einen externen Dienstleister. Dieser erstellte die Abrechnungen zum Teil erst nach bis zu 60 Tagen nach Entlassung der Patienten. Nach Mitteilung des UKA betrugen die Außenstände 2024 allein hier 2,8 Mio. €, was rechnerisch einem Zinsverlust von 70.000 € entspreche.
Das UKA machte bei Zahlungsverzug nur in Einzelfällen Verzugszinsen geltend; Mahnläufe waren nicht einheitlich gestaltet. So erhielten Selbstzahler bei Zahlungsrückstand nach Fristablauf eine weitere Erinnerung und keine Mahnung, wie für die restlichen Zahlungsgruppen üblich. - Das UKA erbrachte von 2019 bis 2022 über 45.000 physiotherapeutische Leistungen gegenüber stationären Privat- und Wahlleistungspatienten. Solche Leistungen sind gesondert abrechenbar, soweit sie unter der Weisung eines Facharztes für Physikalische und Rehabilitative Medizin mit der Zusatzbezeichnung Physikalische Therapie erbracht wurden. Das UKA verfügte über entsprechend qualifiziertes Personal, stellte jedoch für physiotherapeutische Leistungen keine gesonderten Rechnungen. Nach Schätzung des UKA entgingen dem UKA damit Erlöse von mindestens 430.000 €.
- Die Küche des UKA belieferte andere Krankenhäuser jährlich mit über 120.000 Tagesessen und erzielte damit Erlöse. Der Preis pro Tagesessen für Externe lag um 40% unter den kalkulierten Produktionskosten, die das UKA für die Speisenversorgung der eigenen Patienten ermittelte. Der geringere Preis lag nach Angaben des UKA darin begründet, dass die Belieferungen nur im Großgebinde erfolgten und somit keine Kosten für Portionierung, Geschirr und Besteckbereitstellung sowie Aufbereitung berücksichtigt worden waren. Das UKA ermittelte diese Kosten nicht.
62.2.2 Vertragsmanagement
Das UKA verfügte über ein elektronisches Vertragsdatenmanagement. Der ORH stellte fest, dass das UKA dieses nicht durchgängig anwandte. Hierzu folgende Beispiele:
- Das UKA erneuerte im Prüfungszeitraum das gesamte chirurgische Instrumentarium (OP-Besteck) samt Zubehör. Mit dem Auftragnehmer war vertraglich vereinbart, dass das OP-Besteck bis Ende 2022 vollständig im Klinikbetrieb einsetzbar, d.h. angeliefert, erfasst, sterilisiert und freigegeben sein musste. Der Kaufpreis war entweder nach Erfüllung sämtlicher vertraglicher Leistungen fällig oder anteilig, wenn das OP-Besteck in einer Fachklinik erfolgreich eingeführt wurde und eine Teilrechnung vorlag.
Das bestellte Instrumentarium war Ende 2022 nicht vollständig einsetzbar; Teilrechnungen für Fachkliniken wurden nicht vorgelegt. Das UKA übernahm zum Teil Aufgaben, die nach den vertraglichen Regelungen der Auftragnehmer hätte leisten müssen. Das UKA überwies Ende 2022 den gesamten vereinbarten Leistungsbetrag von 4,2 Mio. €. Erst im Dezember 2024 führte das UKA das Instrumentarium vollständig ein. Der gesamte Leistungsbetrag floss also zwei Jahre vor Fälligkeit ab. - Das UKA schloss im Prüfungszeitraum mehrere Beraterverträge ab. In den Verträgen wurde geregelt, dass die Zahlung nur nach erbrachter und dokumentierter Leistung erfolgt. Das UKA bezahlte in mehreren Fällen die in Rechnung gestellten Honorare von 380.000 €, ohne dass eine Leistungsdokumentation vorlag.
62.2.3 Berichtswesen und Controlling
Das Controlling des UKA erstellte für den Großteil der Abteilungen regelmäßig „Abteilungsergebnisberichte“ mit betriebswirtschaftlichen Auswertungen. In diesen Berichten wurden die erzielten Erlöse den angefallenen Kosten der einzelnen Abteilungen gegenübergestellt. Für einige Abteilungen wie z.B. Zentralsterilisation, Verwaltung, Küche und Apotheke wurden keine Berichte erstellt.
Die Berichte wiesen die Energiekosten der einzelnen Abteilungen als Umlage in Abhängigkeit von der jeweiligen Erlöshöhe aus und nicht nach tatsächlichem Verbrauch. Hatten Abteilungen hohe Erlöse, wurden ihnen - unabhängig vom tatsächlichen Energieverbrauch - hohe Energiekosten zugeordnet und umgekehrt.
Ein Controlling mit Planzahlen zu Erlösen und Kosten, Plan-Ist-Vergleichen oder Aussagen zur Wirtschaftlichkeit oder Produktivität fand auf Abteilungsebene nicht statt.
62.3 Würdigung und Empfehlungen
62.3.1 Erlöse
Zeitnahe Rechnungserstellung für erbrachte Leistungen und konsequente Beitreibung ausstehender Zahlungen sind wesentlich für die Liquidität eines Unternehmens. Um dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit gerecht zu werden, hält es der ORH für erforderlich, dass das UKA Forderungen zeitnah geltend macht und konsequent beitreibt. Vorhandene Erlöspotenziale sollten genutzt und Leistungen möglichst kostendeckend kalkuliert werden.
62.3.2 Vertragsmanagement
Die Feststellungen zur Anschaffung des Instrumentariums und zur Abwicklung der Beraterverträge zeigen, dass organisatorische Defizite im Vertragsmanagement bestanden. Diese führten dazu, dass Zahlungen vor Fälligkeit oder ohne vollständige Gegenleistung erfolgten. Um wirtschaftlich und sparsam handeln zu können, ist es unerlässlich, Vertragsdaten möglichst flächendeckend zu erfassen und die Möglichkeiten eines Vertragsdatenmanagementsystems, wie z.B. automatisierte Fristen- und Terminüberwachung, konsequent zu nutzen.
62.3.3 Berichtswesen und Controlling
Controlling-Berichte sollen alle relevanten Kennzahlen zur Verfügung stellen, die der Vorstand für operative und strategische Entscheidungen benötigt. Da kein durchgängiges Berichtswesen auf Abteilungsebene vorlag, fehlten dem UKA wichtige Kennzahlen, um die Wirtschaftlichkeit einzelner Vorgänge analysieren, bewerten und steuern zu können. Aussagekräftige Controlling-Berichte lagen auf Abteilungsebene nicht vor. Daher konnte das UKA auf Abteilungsebene weder Ziele festlegen noch steuern.
Aus Sicht des ORH sollte das UKA zeitnah für alle Abteilungen aussagekräftige Controlling-Berichte erstellen, die auch Planzahlen für Erlöse und Kosten umfassen.
62.4 Stellungnahme der Verwaltung
Die Defizite bei der zeitgerechten Abrechnung von Forderungen begründet das UKA mit Problemen bei der Software und der Personalsituation. Zudem setze man auf eine KI‑gestützte Softwarelösung. Abrechnungen für physiotherapeutische Leistungen seien jedenfalls in der Abteilung, die über entsprechend qualifiziertes Personal verfüge, geplant. Mit der vorzeitigen Bezahlung des chirurgischen Instrumentariums habe sich das UKA die garantierte Lieferung sichern wollen.
Den Aufbau eines Berichtswesens, das den Anforderungen eines Universitätsklinikums entspreche, habe das UKA bereits angestoßen. Pandemiebedingt sei die Umsetzung jedoch erschwert worden. Eine Bereitstellung geeigneter Steuerungsinformationen auch für relevante infrastrukturelle Bereiche sei künftig über eine neue Software zu erwarten.
62.5 Schlussbemerkung
Das UKA befindet sich immer noch in einem Aufbauprozess. Das UKA sollte trotzdem für alle erbrachten Leistungen Erlöse in angemessener Höhe und Zeit abrechnen und vorhandene Erlöspotenziale heben. Der ORH empfiehlt, die Möglichkeiten eines Vertragsdatenmanagementsystems konsequent zu nutzen. Zudem sollte das UKA zeitnah ein wirksames Controlling einführen.
[1] Art. 5 Abs. 2 BayUniKlinG i.V.m. Art. 88, 111 BayHO.
[2] Art. 1 BayUniKlinG.
[3] Art. 3 Abs. 2 BayUniKlinG.
[4] Art. 5 Abs. 1 BayUniKlinG.